Planejar o ano letivo de uma escola pode ser trabalhoso, mas é imprescindível aos gestores de uma escola fazer um Planejamento Anual e assim se antecipar aos problemas que possam surgir e ter mais assertividade nas tomadas de decisões. Por isso, é importante achar um espaço na agenda e definir as metas e objetivos para todo o ano letivo, estruturando não só o Planejamento Anual, mais especificamente também fazer uso de um Planejamento Financeiro para que todos os projetos da escola possam ser colocados em prática.

Fazer esse Planejamento Anual com antecedência pode ser a diferença entre a tranquilidade de antever as dificuldades que possam surgir e a dor de cabeça de não ter dados confiáveis para assegurar as melhores atitudes dentro da gestão escolar e para nos ajudar nesta tarefa, podemos utilizar alguns instrumentos de gestão bem simples como um Fluxo de Caixa, por exemplo, e tendo planificado todos os objetivos de uma forma organizada no planejamento anual, provisionar todos os gastos necessários para o atingimento dessas metas em um Planejamento Financeiro, os gestores poderão atender as demandas da escola que, além de tudo, também é uma empresa que visa lucro, crescimento e precisa se manter saudável para continuar no mercado, porém sem esquecer a sua essência, que é levar o conhecimento e gerar o crescimento dos indivíduos como cidadãos.

Para elaborar um Planejamento Financeiro eficiente, dentre os indicadores financeiros disponíveis, os mais comuns para se conhecer os números da empresa é o Fluxo de Caixa, e há também quem faça uso da DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício). Com esses relatórios financeiros, podemos conhecer onde e como estão sendo gastos os recursos da escola, em que datas temos mais provisões e principalmente se sobra dinheiro para podermos investir em novos projetos ou até em aplicações financeiras rentáveis, pois para saber onde estamos gastando e definir prioridades ou até para cortar gastos, é necessário conhecer bem a saúde financeira da empresa.

Tanto para gerar um Fluxo de Caixa, como um relatório gerencial, podemos começar por classificar todas as nossas despesas, separando-as para posteriormente sabermos exatamente para onde está indo o dinheiro das receitas. Um exemplo já conhecido é começar classificando as despesas em fixas e as variáveis, e após esse primeiro passo, no exemplo das escolas de Inglês, podemos utilizar o calendário de datas comemorativas para prever o que será gasto com as atividades dos alunos em cada uma delas, definindo um teto de gasto para cada data, e fazendo todo o possível para não ultrapassar esse teto, o que chamamos de “Budget” e podemos também, a exemplo do que fazemos na YOU, definir vários Budgets para cada departamento, como por exemplo:

Para Investimento em Capital Intelectual (como cursos).
Para ações do setor de Marketing, como: Eventos, Convenções, Webinars.
Atividades do Comercial como visitas e criação de materiais de vendas.
Novos Eventos em Educação, etc.

Assim podemos antecipar o que podemos gastar num Fluxo de Caixa Projetado e de acordo com os projetos apresentados por cada departamento, ir usando os recursos de uma forma mais eficiente, porém dentro de um quadro previsto, beneficiando todas as áreas da escola.

“A elaboração de um Fluxo de Caixa Projetado custa pouco para as empresas, mas traz benefícios enormes, permitindo a visualização antecipada das necessidades financeiras”. (ANDRICH; CRUZ, 2013, p. 30)

Esse provisionamento de gastos deve ser pensado em conjunto com cada setor da escola, pois cada departamento pode ter necessidades e projetos específicos; e trazendo a equipe para participar desse levantamento, fazemos com que cada colaborador se sinta parte dos processos e da gestão dos recursos e não fica só o setor financeiro como o único responsável em apontar gastos e a cortar despesas. Integrando as equipes no atingimento das metas da organização, conseguimos uma maior identificação das prioridades de cada setor e podemos investir recursos de uma forma mais justa e que levem ao sucesso todos os setores e, consequentemente, toda a Escola.

O departamento financeiro é o grande responsável por gerenciar as informações financeiras da escola, definindo quando e como podemos fazer os melhores investimentos, movimentar de forma mais eficaz os recursos e, claro, na obtenção do sucesso no alcance de suas principais metas que é conseguir manter as contas no azul e aumentar o capital dos investidores. Dessa forma, é importante planejar antecipadamente todo o ano elaborando um Planejamento Financeiro Anual, além de gerar informações que serão necessárias para o futuro e para os momentos de crise, antes mesmos que elas aconteçam. Confira este artigo sobre como planejar em momentos de incerteza.