No momento atual, onde a COVID-19 faz parte da nossa realidade, temos ouvido muito sobre um termo utilizado na década de 1990 pelo exército americano para descrever um contexto pós-Guerra Fria: mundo VUCA – Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo. Esse termo nunca pareceu tão atual quanto em 2020.
Gestores de empresas em todo o mundo foram pegos de surpresa por uma realidade que, definitivamente, não cogitamos em nenhum dos cenários previstos. Por isso, no momento atual todos estão sem saber planejar. No último trimestre de 2019, quando os planejamentos estratégicos e orçamentos de 2020 estavam sendo projetados, ninguém pensou que passaríamos por uma pandemia. Entendendo essa dificuldade, sobretudo nas escolas, criamos esse conteúdo para lhe ajudar a projetar cenários e executá-los de forma ágil.
Agora, muito além do planejamento estratégico por si só, precisamos ter agilidade na tomada de decisões. Uma boa ferramenta para nos ajudar é a Criação de Cenários.
Analisar e planejar as diferentes visões do momento
Primeiramente, o momento pede que tenhamos o máximo de informações sobre o cenário atual para poder planejar com eficiência. Adianto que, a mídia “mainstream” – jornal, televisão, mídias sociais – não são uma boa fonte de informação para tomadas de decisões, por motivos que conhecemos e não nos cabe discutir aqui.
Como indicação de conteúdo, eu sugiro a leitura de relatórios. Como primeira leitura, um pouco mais técnica, mas que ajuda a entender com uma olhar mais minucioso os impactos na economia, indico os relatórios do banco JP Morgan. Você poderá acessá-los clicando aqui.
Caso queira saber mais sobre os impactos da crise nas famílias, temos um artigo completo que você pode conferir clicando aqui.
É visível que está acontecendo um grande encolhimento do mercado, com impactos já sentidos nas empresas. Como toda recessão, haverá também uma retomada do mercado. É possível sim termos bons trimestres e, quem sabe, bons anos pela frente, mas teremos que passar por esse furacão e saber planejar com maestria.
PIB Trimestral do Brasil
Históricos de pandemias anteriores apresentam uma retomada em V da crise. Precedentes são interessantes para criação de cenários e apresentam bons resultados a médio prazo, embora não sejam uma obrigação.
Passo a Passo para Planejar Cenários
#1 SWOT, ou matriz FOFA
A análise SWOT foi criada em forma de matriz exatamente para que fosse fácil e simples de ser elaborada. É uma ferramenta intuitiva, com regras de fácil aplicação. A matriz SWOT permite analisar as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças de uma empresa. Por isso, ela é um bom início para começar a planejar e analisar seu negócio, além de ajudar a identificar quais são suas forças e pontos vulneráveis.
Antes de aplicar, pesquise e absorva conteúdos sobre o cenário econômico atual e quais as projeções do cenário futuro. Analise as informações e aplique na matriz.
Quais serão as Ameaças e quais Oportunidades escondidas? Quais impactos no setor da educação?
Como sugestão, realize a matriz com a sua equipe. Além de trazê-los para perto, isso dará uma sensação de pertencimento no grupo. Tenho convicção que as ideias mais poderosas serão da sua equipe, afinal, o ponto de vista deles é, muitas vezes, do front do seu negócio.
#2 Criando Cenários
Aqui temos o ponto mais importante. Não existe uma ferramenta ou método específico para tal, mas na planilha que criei, direciono um modelo que você pode usar para o planejamento em sua escola. Baseado na sua leitura e até na realidade dos modelos econômicos, você poderá imaginar quais serão os impactos específicos, como por exemplo a perda de alunos e alta da inadimplência.
As taxas de cancelamento e inadimplência vão depender de alguns fatores, como o perfil de seu aluno, seu posicionamento com a situação atual e até o perfil econômico da escola. Os impactos em escolas regulares serão diferentes em instituições de curso livre. Tenha em mente os cenários futuros e aplique em 3 condições.
- Cenário Otimista: preveja uma redução de 15% de suas receitas.
- Cenário Regular: preveja uma redução de 25% de suas receitas.
- Cenário Pessimista: preveja uma redução de 35% de suas receitas.
Não importa para qual cenário iremos caminhar, sabemos que o momento da recessão virá e você deve se planejar para isso. Não há um número ou projeção exata para essas perdas, mas as porcentagens acima são uma direção e farão com que você consiga, com a ajuda da planilha, projetar as situações e entender cada vez mais o rumo de seu negócio.
Uma orientação para a montagem dessas projeções é trazer pessoas chave da operação, como os coordenadores dos setores (pedagógico, marketing, captação/secretaria) e claro, do financeiro. Tenho certeza que elas trarão insights produtivos.
#3 Plano de Ação
Depois de ter os cenários criados, determine um plano de ação para a execução. Uma dica é utilizar o modelo 5W2H, que é simples e direto ao ponto. Na prática, defina quem serão os responsáveis por cada ação, quais resultados esperados e como será feito o acompanhamento. Nesse período incerto e volátil, onde cada dia temos novas informações e situações, aconselho um acompanhamento diário, o que nos leva para os 2 próximos passos.
#4 Comitê de Crise
Comunicação entre os setores é importante e, nesse período, ele se torna essencial. As pessoas se sentem mais seguras e produtivas quando temos uma comunicação rápida e assertiva. Isso refletirá nas tomadas de decisões do dia a dia.
Monte um Comitê de Crise com poucas pessoas, assim, o gerenciamento não se torna um problema. A equipe deve ser multidisciplinar e com pessoas de sua confiança. Sugiro que sejam os responsáveis pelos departamentos, pois, às vezes, os assuntos podem envolver redução de pessoas ou cortes mais significativos na operação. Com o responsável do setor participando, além do olhar de quem está no front, vocês terão a possibilidade de analisar juntos as situações e saber como lidar com as mesmas.
Encontrem-se diariamente, mesmo quando não houver pauta. Deixar todos atualizados da operação afastará qualquer sensação de incerteza ou insegurança e isso refletirá em todo o time. Lembre-se, as pessoas escolhidas serão aquelas que lhe ajudarão a sair desse momento delicado.
Temos feito reuniões diárias, sem duração prevista, mas ao máximo de 1 hora, com ressalvas para assuntos onde precisamos nos estender. O resultado tem sido ótimo e o fluxo de trabalho está muito mais ágil. A sensação de pertencimento é nítida e isso reflete na entrega de melhores resultados.
#5 Dashboard de acompanhamento dos principais índices
Entender o cenário e planejar as ações não é o suficiente, você precisará acompanhar diariamente os principais índices de sua escola. O esperado é que seu sistema de gestão lhe forneça as principais informações, como por exemplo: alunos cancelados, renegociações, inadimplência, dinheiro em caixa, contas a pagar, a receber, frequência dos alunos nas aulas online, entre outros que você, junto com a equipe, escolherão. Cuidado para não ter muitos índices ou índices desnecessários. Como ponto crítico, indico um foco especial com o índices das negociações/descontos e recebimentos, para que o fluxo financeiro se mantenha saudável.
Nesse momento, a escola será muito demandada com pedidos de renegociação. Descontos nas parcelas serão dados e isso vai impactar direto no seu caixa. Mantenha atenção nesse índice mas não deixe de negociar com seus alunos/clientes. Esse é o momento de se mostrar ao lados deles, cedendo conforme o possível, para mantê-los em sua escola. Os resultados desse comportamento serão muito valiosos, onde teremos clientes gratos e fiéis a sua marca.
Espero que o artigo tenha contribuído para o seu planejamento nesse momento. Caso tenha dúvidas sobre conteúdo, por favor, mande um e-mail para americo@atmoeducacao.com.br que terei o prazer de lhe ajudar.
- Saiba como aumentar o faturamento da sua escola - 20 de outubro de 2020
- Ferramenta de Previsão de Cenários: como planejar durante momentos de incerteza? - 19 de maio de 2020
Pingback: A importância do Planejamento Anual e o Fluxo de Caixa para as Escolas